Het coronavirus beïnvloedt niet alleen waar we werken, maar ook hoe we dat doen. Onze dagelijkse routine is veranderd en de thuiswerkervaring is voor iedereen anders. De maatregelen blijven nog wel even van kracht, worden mogelijk zelfs strenger. Ik wil graag een aantal tips met jullie delen om toch waardevol contact te houden met je teamgenoten. Vandaag de eerste uit een serie. Ik ben ook benieuwd naar jouw tips. Laat die achter in de commentaren of stuur ze naar mij persoonlijk…
Basistip 1: empathie
Misschien de meest voor de hand liggende tip, maar wel absoluut de belangrijkste: toon empathie! Sommige mensen hebben een privéruimte en zijn gewend om daar te werken, anderen hebben kinderen en moeten opeens veel meer ballen in de lucht houden. Weer andere mensen voelen zich eenzaam. De situatie is lastig en wijzigt continu. Iedereen reageert anders op spanningen en uitdagingen. Blijf daarom tolerant en begripvol. Met heldere communicatie, jezelf openstellen en een flexibele houding kun je je teamgenoten steunen en ze laten weten dat je er voor ze bent. Het is voor iedereen maatwerk.
Tip 2: Tijd inplannen om vragen te beantwoorden
Organiseer regelmatig contactmomenten met collega’s onderling en met de leidinggevende erbij om bij elkaar betrokken te blijven en een gevoel verbondenheid te creëren. Je kunt bijvoorbeeld een korte tweewekelijkse vragensessie organiseren met je teamgenoten. Tijdens deze sessies kan iedereen vragen indienen en op vragen van anderen stemmen die ze graag beantwoord willen hebben. Hierdoor krijgt iedereen transparante informatie over wat er binnen het team gebeurt en kom je als leidinggevende te weten wat er onder je medewerkers speelt. Een effectieve methode die zorgt voor verbondenheid.
Tip 3: Hou je tam op de hoogte, bijvoorbeeld via de mail
Door regelmatig een update over de stand van zaken te geven via de mail, kun je ook betekenisvol contact onderhouden. Kies een vast moment waarop je een dergelijke update verstuurt. In de mail – je kunt ervoor kiezen om een nieuwsbrief aan te leggen, maar dat is niet strikt noodzakelijk – deel je de laatste ontwikkelingen die voor je teamleden relevant zijn. Als het past binnen je teamcultuur kun je ervoor kiezen om dit aan te vullen met een of meer verhalen van wat teamgenoten meemaken in hun privésituatie.
Bedenk wel: e-mail is slechts de vorm. Je kunt ook een ‘koffieapparaat’ kanaal aanmaken binnen je Teams omgeving, waar teamleden informeel met elkaar kunnen bijpraten. Het delen van eigen verhalen versterkt het gevoel dat je nog steeds als een team opereert. Ook als je elkaar minder vaak ziet.
Tip 4: Weeg je woorden
Zeker in deze tijd – nu de lontjes bij de meesten iets korter zijn – is het de toon die de muziek maakt. In alle communicatie, of het nu via mail, videobellen of ouderwets telefoneren is. Het is dus belangrijk dat je de juiste toon aanslaat in je communicatie. Bedenk dat 80% (!) van je communicatie wordt bepaald door je houding en toon en maar 20% door de exacte woorden. Durf jezelf kwetsbaar op te stellen door aan te geven dat je ook niet alle antwoorden hebt. Als je zorgen hebt over bepaalde zaken, benoem die zorgen dan en deel ze met je teamleden. Probeer samen naar een sterke oplossing te zoeken...
Tip 5: Wees de cheerleader van je team
Een tip over de rol die jij zelf vervult. Nog veel meer dan op momenten dat je elkaar fysiek ontmoet, is jouw belangrijkste taak nu om iedereen in je team te enthousiasmeren en stimuleren. Wees de cheerleader van je team. Bedenk wel dat motiveren uiteindelijk maatwerk is. ‘Waar je het voor doet’ is immers voor ieder teamlid anders. Het hangt af van persoonlijke waarden, overtuigingen en voorkeuren.
Tip 6: Zet je teamleden op plaats 1
In het verlengde van tip 5: zet je teamleden op de eerste plek. Besteed vooral aandacht aan de zaken die goed gaan, prijs je teamleden daarvoor. Natuurlijk gaat niet alles goed. En je moet ook aandacht geven aan zaken die niet goed gaan, maar geef meer aandacht aan dat wat wel goed gaat. Daarmee blijft de positiviteit in het team. En met positiviteit los je een groot deel van ‘problemen’ al vanzelf op. Vaak zelfs nog voordat ze ontstaan.
